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Article publié le 4 juin 2007 - Wunnen n° 1 - juin-juillet 2007

04.06.2007

Quand le bureau devient paysage

Open Office

Les aménagements d’espaces de travail sont extrêmement variés et doivent toujours dépendre de l’organisation de l’entreprise. Au Luxembourg, pendant très longtemps, on a systématiquement privilégié les bureaux individuels. Mais depuis quelques années, on constate une nette progression des espaces paysagers (“open space”). Cette orientation reflète aussi bien la volonté de maximiser les mètres carrés disponibles que la mise en place d’environnements mieux adaptés aux nouveaux modèles de performance des équipes.

Les origines


L’open space apparaît dès les années 40 aux Etats-Unis, mais pendant une vingtaine d’années, il se limite au fait pour les entreprises américaines de déployer leurs employés sur des plateaux gigantesques et relativement déshumanisés. En 1959, les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle, consultants dans le groupe allemand Quickborner Team, conceptualisent la "Bürolandschaft". D’après les frères Schnelle, la suppression des murs dans les bureaux résulte en de meilleures conditions de travail - un management plus souple, une communication plus fluide entre les services et un important gain de place. Le but principal d’un bureau paysager est de permettre un management plus égalitaire. Pour cela, il faut aménager l’espace en tenant compte des fonctions de chacun, plutôt que de sa place dans la hiérarchie. Résultat: un espace ouvert et transparent. La philosophie des frères Schnelle connaît une forte mise en pratique dans les années 60, surtout aux États-Unis et au Canada. Le modèle a depuis lors fait l’objet de nombreux affinements en fonction des régions et de l’évolution des techniques et modes de travail.
L’open space aujourd’hui
Loin des "plateaux" d’envergure industrielle, l’entreprise aujourd’hui se tourne vers des espaces à taille humaine, dont le bénéfice principal, outre la réduction des coûts liés au gain d’espace, est de permettre une meilleure communication entre les individus.
On y travaille par équipe plus que par plateaux et dans les étages, la sensation est souvent celle d’un labyrinthe dont les cloisons déterminent des zones visuelles : assis on voit l’équipe, debout on voit le service ou le département. Les plus récents open spaces tiennent compte de la pression liée à la vie en collectivité et disposent de nombreux espaces de détente et de possibilités de s’isoler : box pour des entretiens particuliers ou pour passer un coup de fil confidentiel, salle de réunion, lieu de rencontre informelle, etc.
L’intention est clairement de s’éloigner des dérives et inconvénients générés par le regroupement en masse des salariés sur un même plateau. Les configurations actuelles, plus réduites, tout en préservant l’impression de groupe, facilitent les contacts entre collègues, d’une part, et entre collègues et hiérarchie, d’autre part. Il n’est pas rare en effet que les managers soient "logés" à la même enseigne que leurs subalternes. Ce qui permet à chacun d’obtenir des réponses rapidement, là où auparavant il fallait organiser des réunions. Cette communication favorisée est très utile pour la productivité des équipes qui travaillent en mode projet, par exemple.

La peur du grand espace


Malgré tous les avantages qu’on attribue à l’open space, il est certain que si l’on interroge les personnes concernées, presque toutes préféreront un espace personnel. Surtout si elles ont été habituées à cet environnement pendant de longues années. L’aménagement en open space peut s’avérer un changement difficile à mener aux yeux des salariés, spécialement ceux qui ont besoin d’intimité ou de calme. Pour que l’open space envisagé par la Direction Générale ne devienne pas un territoire d’angoisse pour les employés, il est judicieux que celle-ci les implique dans le projet, en leur expliquant les raisons et avantages du changement envisagé. Elle peut même les associer au processus d’élaboration du concept, peut-être au niveau de la disposition des bureaux ou du choix du mobilier tout en ne tombant pas dans l’extrême qui serait de vouloir contenter les mille et un goûts et couleurs existant au sein d’une équipe.
Il convient également de respecter la surface vitale de chaque personne. Idéalement, il faut un espace minimum de 12 à 15 m² par salarié et éviter les bureaux paysagés de plus de dix personnes. Afin de fuir le schéma trop figé et monotone des espaces paysagés, certaines entreprises pratiquent la "culture de cellules". C’est-à-dire qu’elles fractionnent l’open space en petits espaces aux dimensions plus humaines, en s’appuyant sur le mobilier et les cloisons mobiles, et en créant des salles de réunion librement accessibles à tous.
Le niveau sonore et l’agitation sont d'autres problèmes à résoudre. Il ne peut pas être question d’open space sans moquette et plafond de qualité afin d’assurer une meilleure insonorisation. Les bureaux paysagés requièrent également de la part des salariés un certain savoir vivre. Un open space est, en fin de compte, un lieu public dans lequel les personnes présentes doivent respecter un certain nombre de règles afin de bien travailler et vivre ensemble, comme par exemple:
  • réduire le volume de leur sonnerie de téléphone et mettre le portable sur la position vibreur
  • éviter d’interpeller les collègues à voix forte d’un bout à l’autre du bureau
  • passer en salle de réunion pour mener à bien des conversations plus longues
  • respecter le besoin de concentration des autres, en évitant de les interrompre incessamment

Attention au piège "Big Brother"


Pour les managers, l’open space semble être le territoire rêvé pour observer, évaluer et orienter le travail des membres de l'équipe. En open space, le responsable hiérarchique discerne immédiatement si un collaborateur est en mode "ralenti" ou "accéléré", ou s’il est prêt à attaquer un nouveau dossier. Cependant, ce qui peut apparaître pratique pour le manager, peut causer une impression de surveillance rapprochée pour le subalterne. Afin que l’ambiance ne tourne pas à l’univers carcéral, il faut que le manager soit équilibré dans l’exercice du pouvoir d’observation qui lui est donné. Il pourrait facilement être perçu comme un petit chef tyrannique s’il était à l’affût du moindre faux pas de ses subordonnés! La pire erreur à commettre pour un responsable hiérarchique dans un open space : aborder une question confidentielle, d'appliquer une réprimande ou d'engager une dispute au beau milieu du plateau ouvert, aux yeux de tous les autres équipiers. C’est pourquoi parmi les points de vigilance absolus, un manager en open space doit garder à l’esprit la discrétion.


Suffit-il d’un open space pour être rentable et productif ?
L’open space n’est pas la panacée pour l’optimisation de la rentabilité.
Les frais d’occupation représentent 10 à 20% des frais de fonctionnement d’une entreprise, les 80% restants étant engloutis dans les coûts salariaux. Or si une entreprise se propose de faire des économies dans le coût et l’aménagement de l’espace de bureaux, par la mise en place d’un open space, mais sans réellement réfléchir à adapter cet open space à la réalité et à la culture de l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise, elle risque de fragiliser certains de ses fonctionnements, ce qui aura un impact négatif sur la productivité et la rentabilité de l’activité à moyen et long terme.
Elle aura donc économisé quelques pourcents sur les 10% de frais d’occupation, mais elle pourra souffrir un préjudice au niveau du travail produit par les collaborateurs.
C’est pour cela qu’il faut être très avisé quand on envisage de passer d’un système de bureaux individuels à une configuration d’open space.
Les architectes conceptualisent un lieu, des murs, des lignes et des formes, mais leur mission première n’est pas de réfléchir à l’alliage de cette matière et des modus operandi des êtres humains qui s’y inscriront.
Environnement de travail et performance
Le grand défi posé par l’introduction de l’open space est de réussir le bon équilibre entre la dynamique d’équipe (le tertiaire étant entré depuis un certain temps dans l’économie de la connaissance et du partage de l’information) et la nécessité pour les travailleurs de s’isoler mentalement à différents moments de leur journée pour mener à bien une certaine tâche.
Différentes études ont montré que l’environnement de travail a un impact réel sur le bien-être des employés et leur performance au travail. Quelles sont les composantes d’un bon environnement de travail en vue des modes de fonctionnement actuels des employés ?
Il y a tout d’abord, de façon sous-entendue, les conditions de confort physiques: la luminosité, la ventilation et la qualité de l’air, l’ambiance thermique (chaud / froid) et l’ambiance sonore. Ces conditions de confort étant données, les deux principales qualités qu’un employé moderne doit trouver dans son environnement de travail sont, d’une part, que cet environnement soit suffisamment calme pour pouvoir effectuer des activités nécessitant de la concentration (la moitié du temps de travail est passée, en général, sur poste de travail) et, d’autre part, qu’il permette les meetings et interactions informelles avec les collègues à son poste de travail ou dans un lieu immédiat.

L’open space


Alors que l’immobilier d’entreprise connaît une très forte croissance, les entreprises semblent de plus en plus conscientes de l’intérêt d’offrir à leurs salariés des bureaux mieux aménagés, pour qu’ils s’y sentent bien (ce qui à moyen terme peut avoir des effets bénéfiques contre l’absentéisme) et pour qu’ils y produisent en quantité et avec qualité! Pour qu’un open office réponde à cette exigence, il faut savoir l’aménager avec intelligence, prendre le temps de la réflexion et s’entourer de conseils avisés. Il faut aussi prendre l’avis des personnes concernées et les sensibiliser à de nouvelles règles de vie commune pour que la transition se passe en douceur… et soit bénéfique tant pour l’entreprise que pour ceux qui la composent.

Le "kit de survie en open space"


Inventé par l’Américain Chris Ryan, il contient des boules Quies contre le bruit, une pince à linge contre les mauvaises odeurs, un rétroviseur pour voir "derrière ton dos", un poster représentant une vue sur la rue pour créer une fausse fenêtre et un panneau qui affiche "je passerai" d’un côté et "revenez plus tard" de l’autre. Disponible sur www.cubiclesurvivalkit.com
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